Archiefbewerking is het proces van selecteren, ordenen, beschrijven en toegankelijk maken van een archief. Dit proces zorgt ervoor dat de informatie duurzaam toegankelijk blijft en voorbereid wordt op overbrenging naar het Nationaal Archief (NA) of een Regionaal Historisch Centrum (RHC). De RvIHH heeft jarenlange ervaring op het gebied van archiefbewerking voor de Rijksoverheid. Bij archiefbewerking ondersteunt een team van onze specialisten klanten bij het voldoen aan hun wettelijke plicht om archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en uiteindelijk over te brengen of te vernietigen.

Omschrijving

Een archiefbewerkingsopdracht bestaat in hoofdlijnen uit drie fases: voorbereiding, bewerking en afronding.
 

  • Fase 1: Voorbereiding
    Samen met de zorgdrager van het archief maakt onze adviseur afspraken over de op te leveren eindproducten. Daarvoor is het kunnen bekijken van het archief van belang, het zogenaamde schouwen. Bevat het archief blijvend te bewaren archiefbescheiden? Dan moet er een beslisdocument worden opgesteld waarbij het Nationaal Archief betrokken wordt. In de voorbereidingsfase zijn de betrokken partijen gezamenlijk verantwoordelijk voor het leveren van de benodigde informatie.
  • Fase 2: Bewerking
    Ons bewerkingsteam gaat aan de slag met de uitvoering. Het bewerkingsteam voert de volgende werkzaamheden uit:
    • Selectie: het scheiden van te vernietigen en te bewaren dossiers.
    • Het toekennen van aanvullende metadata aan dossiers.
    • Materieel verzorgen van te bewaren archiefonderdelen volgens het Normblad Materiële Staat.
    • Opstellen van een voorstel voor (op termijn) te vernietigen archief.
    • Opstellen van een archiefinventaris volgens het normblad Archiefinventaris.

De afgesproken eindproducten worden aan je voorgelegd, en de toegang op het te bewaren archief wordt, na jouw akkoord, voorgelegd aan het NA of RHC.

  • Fase 3: Afronding
    Voor vernietiging of overbrenging van archiefbescheiden zijn vanwege formele kaders en richtlijnen een aantal stappen te doorlopen waarbij een zorgdrager een besluit dient te nemen of zelf stukken dient op te stellen. In het geval van vernietiging dient een zorgdrager een besluit te nemen op het door RvIHH opgestelde Voorstel tot Vernietiging. Bij overbrenging dient een zorgdrager het Besluit Beperking Openbaarheid (BBO) en een Verklaring van Overbrenging (VVO) op te stellen. Deze stappen kunnen onze teams niet van een zorgdrager overnemen. Zodra de benodigde besluiten door een zorgdrager zijn genomen en eventuele aanvullende stukken zijn opgesteld zorgen onze teams voor overbrenging of vernietiging (zie: Opslag en beheerhandelingen).

Bijzonderheden

  • Standaardmateriaal is inbegrepen in het uurtarief. Als er specifieke materialen nodig zijn, berekenen we de daadwerkelijk gemaakte kosten door.
  • Bewerking vindt plaats op een van onze locaties. In bijzondere gevallen kunnen wij de bewerking op locatie verzorgen.
  • Het is mogelijk om gerubriceerd archief te laten bewerken door gescreende medewerkers in een extra beveiligde ruimte.
  • Sinds 1 januari 2025 accepteert het Nationaal Archief geen gegevensdragers meer die niet zonder hulpmiddelen leesbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan dragers van digitale informatie zoals cd-roms of floppydisks, maar ook aan magneetbanden zoals videobanden of cassettebandjes. Wanneer dit soort gegevensdragers onderdeel zijn van het archief, of een zelfstandige informatiebron zijn binnen het archief, maken we hierover afspraken op maat.

Tarief

Tarief€ 119
LeveringseenheidPer uur.