Tarieven en betaalprocedure

1. Algemeen

Onze tarieven volgen een kostprijsmodel conform de principes van overheidsfinanciering, met transparante toerekening van alle dienstgerelateerde kosten, waaronder software, hardware, infrastructuur, beheer, personeel en overhead. Onze tarieven zijn vastgesteld volgens de gebruikelijke procedure voor een uitvoeringsorganisatie, waarbij afstemming heeft plaatsgevonden met het afnemersberaad en het bestuurlijk overleg. De tarieven zijn gebaseerd op het principe van kostendekkendheid. Voor de levering van producten en diensten door (externe) leveranciers, die buiten onze reguliere PDC-producten en diensten(tarieven) vallen, geldt een toeslag van 5% handling- en administratiekosten op de leverancierskosten.

2. Servicepakket

Om administratielasten te verminderen, is het mogelijk om voor enkele diensten een servicepakket af te nemen. Middels dit servicepakket worden de te verwachten uren in het kalenderjaar gereserveerd. Hierdoor kunnen verzoeken met een beperkte inzet direct en zonder offertetraject uitgevoerd worden. Als dit servicepakket niet volledig wordt opgebruikt, brengen wij alleen de geregistreerde uren in rekening.

3. Facturatie

Het facturatieproces binnen onze organisatie is ontworpen om duidelijkheid en transparantie te bieden aan onze opdrachtgevers. Door drie typen facturen op verschillende momenten te versturen, streven we ernaar onze opdrachtgevers een overzichtelijk en gestructureerd betalingsproces te bieden.

1. DAP-facturen

• Hebben betrekking op duurzame dienstafname.
• Worden eenmaal per jaar gefactureerd, na ontvangst van een door beide partijen getekend Dossier Financiële Afspraken (DFA).
• Voor de dienst Archiefbeheer (opslag en beheerhandelingen) hanteren we een meetpunt op 1 april als ijkpunt voor de facturatie. De factuur wordt in april verstuurd. Op 1 oktober is een tweede meetpunt. Bij een verschil van 10% of meer in het aantal meters zal er een verrekening in oktober plaatsvinden.

2. Projectfacturen

• Zijn specifiek voor kortlopende trajecten en/of implementatietrajecten en worden opgesteld na de voltooiing van de werkzaamheden of aan het einde van het jaar indien het project meerjarig is.
• Er gelden specifieke afspraken met betrekking tot archiefbewerking en advies*:
  • Facturatie vindt plaats in september of bij gereedmelding van het project.
  • In de factuur zijn de volgende componenten opgenomen waarbij T en T-1 staan voor factuurjaar en voorgaand jaar:
    • (eventueel) eindafrekening daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden tertaal 3 van T-1 (wordt in tertaal 1 T berekend);
    • werkzaamheden tertaal 1;
    • werkzaamheden tertaal 2;
    • (eventueel) vooruitbetaling werkzaamheden tertaal 3.

* Bij grote adviesprojecten kan hiervan worden afgeweken en kan maatwerk worden verleend.

3. Notarisfacturen

• Facturatie vindt driemaal per jaar plaats:
  • Januari: tertaal 3 T-1;
  • Mei: tertaal 1 T;
  • September: tertaal 2 T.

4. Betaaltermijn

De betaaltermijn voor alle facturen is maximaal 30 dagen na factuurdatum.

5. Toeslagen

Toeslagen hebben betrekking op de uurtarieven. Wij brengen in voorkomende gevallen extra gemaakte kosten op basis van nacalculatie gescheiden in rekening. Denk aan het door de beveiliging (extra) openen en sluiten van de depots en de wijze van transporteren.

Interesse?

Heb je interesse in het afnemen van één of meer van onze diensten? Neem dan contact op met onze servicemanagers voor een kennismaking: rvihh.servicemanagement@minbzk.nl.