Een Document Management Systeem (DMS) is een tool waarmee je de documenten in jouw organisatie digitaal kunt opslaan, beheren, delen en beschikbaar stellen. Een DMS helpt je bij het efficiënt organiseren van informatie.
Functionaliteiten
De RvIHH biedt DigiDoc Online aan. DigiDoc Online is een DMS gericht op bestuursondersteuning en beleidsontwikkeling. Het biedt de belangrijkste functionaliteiten om plaats- en tijdonafhankelijk documenten te raadplegen of te bewerken in de werkstroom of parafenlijn en digitaal af te doen. Met DigiDoc Online kun je o.a.:
- Digitaal werken en archiveren.
- Documentmanagement uitvoeren.
- Het proces voor het goedkeuren van documenten uitvoeren.
DigiDoc Online bevat standaard een Zero Footprint Client-integratie met Microsoft Office-applicaties. Dit zorgt ervoor dat medewerkers documenten in het DMS met hun vertrouwde Office-applicaties kunnen bewerken. Daarnaast wordt DigiDoc Online standaard aangeboden in combinatie met Zoek en Vind, waarmee je de documenten in DigiDoc snel en makkelijk kunt doorzoeken. Ook de sjabloongenerator docGen, die er o.a. voor zorgt dat automatisch een aantal metadata meegegeven worden, maakt standaard onderdeel uit van DigiDoc Online. Dit geheel zorgt voor een optimale gebruikerservaring van het DMS.
Omschrijving
Onze specialisten richten eenmalig de applicatie en het werkproces voor jouw organisatie in en stellen de ordeningsstructuur op. We zorgen ervoor dat de applicatie beschikbaar is en regelen het functioneel beheer en onderhoud van de applicatie. Elke nieuwe gebruiker ontvangt toegang tot ons online gebruikersplatform Grip met e-learnings over het werken met Digidoc Online en de bijbehorende geïntegreerde applicaties. Daarnaast staat ons contactcentrum klaar voor de dagelijkse ondersteuning van gebruikers.
Bijzonderheden
- De module Gekwalificeerde Elektronische Handtekening (GEH) is ook te koppelen aan DigiDoc Online.
- Op dit moment wordt naast het gebruik op laptops en pc’s alleen het gebruik op iPads die in beheer zijn bij SSC-ICT ondersteund. Android-apparaten worden niet ondersteund.
- Bij afname van DigiDoc Online is afname van onze dienstverlening Recordmanagement verplicht.
Tarief
| Tarief |
€ 1.159 per Actieve Account (AA) + kosten Zoek & Vind + kosten docGen per jaar. |