3.7 Archiefbewerking | Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding

Archiefbewerking is het proces van selecteren, ordenen, beschrijven en toegankelijk maken van een archief. Dit proces zorgt ervoor dat de informatie duurzaam toegankelijk blijft en voorbereid wordt op overbrenging naar het Nationaal Archief (NA) of een Regionaal Historisch Centrum (RHC).

De RvIHH heeft jarenlange ervaring op het gebied van archiefbewerking voor de Rijksoverheid. Bij archiefbewerking ondersteunt een team van onze specialisten klanten bij het voldoen aan hun wettelijke plicht om archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en uiteindelijk over te brengen of te vernietigen.

Tabel 16. Omschrijving Archiefbewerking


Dienst	Archiefbewerking
Omschrijving	Een archiefbewerkingsopdracht bestaat in hoofdlijnen uit drie fases: voorbereiding, bewerking, en afronding. Fase 1: Voorbereiding Samen met de zorgdrager van het archief maakt onze adviseur afspraken over de op te leveren eindproducten. Bevat het archief blijvend te bewaren archiefbescheiden? Dan moet er een beslisdocument worden opgesteld waarbij het Nationaal Archief betrokken wordt. In de voorbereidingsfase zijn de betrokken partijen gezamenlijk verantwoordelijk voor het leveren van de benodigde informatie. Fase 2: Bewerking Ons bewerkingsteam gaat aan de slag met de uitvoering. Het bewerkingsteam voert de volgende werkzaamheden uit: • Selectie: het scheiden van te vernietigen en te bewaren dossiers. • Het toekennen van aanvullende metadata aan dossiers. • Materieel verzorgen van te bewaren archiefonderdelen volgens het Normblad Materiële Staat. • Opstellen van een voorstel voor (op termijn) te vernietigen archief. • Opstellen van een archiefinventaris volgens het normblad Archiefinventaris. De afgesproken eindproducten worden aan je voorgelegd, en de toegang op het te bewaren archief wordt, na jouw akkoord, voorgelegd aan het NA of RHC. Fase 3: Afronding Voor overbrenging of vernietiging zijn een aantal stappen nodig, zoals het opstellen van een Besluit Beperking Openbaarheid (BBO) en een Verklaring van Overbrenging (VVO). Deze stappen kunnen onze teams niet van een zorgdrager overnemen. Zodra de benodigde besluiten door een zorgdrager zijn genomen, zorgen onze teams voor overbrenging of vernietiging (zie: Opslag en beheerhandelingen (3.6.3)).
Tarief	€ 129
Leveringseenheid	Per uur.
Bijzonderheden	• Standaard materiaal is inbegrepen in het uurtarief. Als er specifieke materialen nodig zijn, berekenen we de daadwerkelijk gemaakte kosten door. • Bewerking vindt plaats op een van onze locaties. In bijzondere gevallen kunnen wij de bewerking op de locatie verzorgen. • Het is mogelijk om gerubriceerd archief te laten bewerken door gescreende medewerkers in een extra beveiligde ruimte. • Sinds 1 januari 2025 accepteert het Nationaal Archief geen gegevens dragers meer die niet zonder hulpmiddelen leesbaar zijn. Denk hierbij aan dragers van digitale informatie zoals cd-roms of floppy-discs, videobanden etc. Wanneer dit soort gegevensdragers onderdeel zijn van het archief, of een zelfstandige informatiebron zijn binnen het archief, maken we hierover afspraken op maat.