Archiefbeheer is het proces van systematisch en duurzaam beheren van documenten. Zorgvuldig archiefbeheer is belangrijk zodat de documenten nu en in de toekomst bruikbaar blijven voor diverse doeleinden. Onze depots staan ter beschikking aan alle rijksorganisaties.
Wij zorgen ervoor dat het archief zorgvuldig in beheer wordt genomen en wordt opgeslagen onder beheerde omstandigheden. Wij zorgen dat het archief in goede, geordende en toegankelijke staat is en blijft. We stellen stukken bij opvragingen tijdig beschikbaar en helpen je om blijvend te bewaren archieven over te brengen naar een archiefbewaarplaats of archieven te vernietigen conform de wettelijke vereisten.
Voor het onderbrengen van archief bij de RvIHH gelden een aantal voorwaarden (instapcriteria). Deze zijn gespecificeerd in Bijlage E.
Tabel 12. Omschrijving In beheer name archief
| Omschrijving | Inbeheername archief |
|---|---|
| Omschrijving | Ons beheerteam neemt de instapcriteria met je door, adviseert over de benodigde aanpassingen t.a.v. toegankelijkheid of biologisch schonen van het archief. Wij zorgen voor het ompakken en veilig vervoeren van jouw archief naar ons depot. We migreren de registratie van het archief naar het archiefbeheersysteem |
| Tarief |
Op aanvraag. |
| Leveringseenheid | Per traject. |
| Bijzonderheden | • Voor het transport wordt gebruikgemaakt van de interdepartementale koeriersdienst. • Indien een biologische toets noodzakelijk is, komen de kosten voor de uitvoering van deze toets voor rekening van de klant. • Het gekozen opvraagniveau hanteren wij bij de Opslag en beheerhandelingen (3.6.3.). |
De Archiefwet schrijft voor dat archieven in goede geordende en toegankelijke staat moeten zijn. Hoe toegankelijker het archief is, hoe sneller dossiers of documenten in het archief kunnen worden gevonden en beschikbaar worden gesteld. De RvIHH helpt je graag om de toegankelijkheid van jouw archief te verbeteren door middel van plaatsingslijsten.
Tabel 13. Omschrijving Opstellen plaatsingslijsten
| Dienst | Opstellen plaatsingslijsten | |
|---|---|---|
| Omschrijving | Onze teams voeren een schouw en bestandanalyse uit en stellen plaatsingslijsten op. Een plaatsingslijst is een staat van beknopte omschrijvingen van archiefbestanddelen in de volgorde waarin ze materieel zijn gerangschikt onder opgave van de vindplaats. | |
| Tarief | Schouw, bestandsanalyse en advisering: € 129. | Maken plaatsingslijsten: € 89. |
| Leveringseenheid | Per uur. | Per uur. |
| Bijzonderheden | Deze dienst kunnen wij aanbieden als onderdeel van een In beheer name archief traject (3.6.1.). | |
Archieven slaan we veilig op in onze depots. Bij deze opslag zijn ook het uitvoeren van diverse beheerhandelingen (zoals het beschikbaar stellen van archiefbescheiden of het overbrengen) inbegrepen.
Tabel 14. Omschrijving Opslag en beheerhandelingen
| Dienst | Opslag en beheerhandelingen |
|---|---|
| Omschrijving |
Archieven slaan we veilig op in onze depots. Daarnaast verrichten we op verzoek de volgende beheerhandelingen voor archieven die wij in beheer hebben: • Gedigitaliseerd beschikbaar stellen van de analoge archiefbescheiden. |
| Tarief | € 18,99 |
| Leveringseenheid | Per meter per jaar. |
| Bijzonderheden | • Opslag en beheerhandelingen voeren we uit voor een vaste prijs per strekkende meter archief. De af te rekenen beheerkosten baseren we op het aantal strekkende meter archief op de twee peildata, 1 april en 1 oktober. Zie Bijlage D voor meer informatie. • Er wordt geen verschil tussen plank en pallet gemaakt. • Als de wijziging (invoeging) meer bedraagt dan 250 meter of als de aanwas niet voldoet aan de instapcriteria, wordt dit beschouwd als een nieuw In beheer name traject (3.6.1.). • In onze standaarddienstverlening gaan we uit van reguliere opvragingen (een dossier of een doos per aanvraag) die wij conform onze vastgestelde levertijden kunnen aanleveren. Bij bulkaanvragen (een veelvoud aan dozen per keer) nemen we contact op om je wens te bespreken. Mogelijk worden bij bulkaanvragen extra kosten in rekening gebracht. • We hanteren het opvraagniveau (dossier of dossier) dat bij in beheer name van het archief zijn gehanteerd. Zie Bijlage E voor een nadere toelichting. • Voor gerubriceerde archieven zijn, afhankelijk van de behoefte, aanvullende opslagkosten van toepassing. Deze worden projectafhankelijk vastgesteld in overleg met de opdrachtgever. |
De RvIHH biedt exclusieve dienstverlening voor het notariaatsarchief van het Notariaat in Nederland.
Tabel 15 Omschrijving Archiefbeheer Notariaat
| Dienst | Archiefbeheer Notariaat | |
|---|---|---|
| Omschrijving | Tarief | Leveringseenheid |
| Transport, inhuizen en gebruik DDI-applicatie | € 36,54 | |
| Inlichtingenverzoek (aanwezig). | € 38,24 | |
| Inlichtingenverzoek (NIET aanwezig). | € 30,85 | per inlichtingenverzoek/akte niet gevonden. |
| Terugplaatsing notariële akte/ invoegen akte. | € 19,75 | per akte. |
| Opvragen origineel / afschrift. | € 39,48 | per origineel/afschrift. |
| Opslag | € 17,28 | per meter. |
| Bijzonderheden | Deze dienst wordt alleen aangeboden voor het Notariaat in Nederland. | |