Door goede gegevensinvoer, -registratie en -verwerking is informatie snel en efficiënt beschikbaar binnen de juiste systemen en werkprocessen. We verwerken inkomende informatie zowel analoog (post) als digitaal (e-mails, webformulieren, etc.).
Tabel 2. Omschrijving Gegevensinvoer, -registratie en -verwerking
| Dienst | Gegevensinvoer, -registratie en -verwerking |
|---|---|
| Omschrijving | Onze scanteams scannen dagelijks inkomende poststukken. Ons registratieteam zorgt er vervolgens voor dat de stukken op de juiste digitale locatie (zoals het DMS) worden opgeslagen. Dat doen zij ook voor de inkomende stukken uit mailboxen en webformulieren. Onze teams dragen zorg voor het aanvullen van de juiste metadata, distribueren in de juiste werkstromen, archiveren en vernietigen op basis van vervanging. |
| Tarief | € 965.786 |
| Leveringseenheid | Per afnemer (o.b.v. IAR) per jaar. Zie Bijlage A voor nadere toelichting. |
| Bijzonderheden | • Het digitaliseren gebeurt in principe op basis van vervanging. Dat betekent dat na de scanprocedure en de benodigde kwaliteitscontroles de analoge documenten vernietigd worden. Zo wordt dubbele opslag en onduidelijkheid over de status van papieren documenten voorkomen. Hiervoor is een vervangingsbesluit en een handboek vervanging nodig. Indien deze documenten nog niet zijn opgesteld, helpen onze adviseurs hier graag bij. • Digitaliseren zonder vervanging is ook mogelijk; dan worden de papieren documenten bewaard en behouden zij hun status van origineel document. • Het scannen en verwerken vindt plaats op onze locaties, met onze hardware en scansoftware. Voor nieuwe klanten gelden eenmalige implementatiekosten voor de configuratie en inrichting van het proces. |