Een Document Management Systeem (DMS) is een tool waarmee je de documenten in jouw organisatie digitaal kunt opslaan, beheren, delen en traceren. Een DMS helpt je bij het efficiënt organiseren van informatie. De RvIHH biedt DigiDoc Online en een Zero Footprint Client aan, die het werken met een DMS vergemakkelijken.
Tabel 18. Omschrijving DigiDoc Online
| Applicatie of systeem | DigiDoc Online |
|---|---|
| Functionaliteiten |
DigiDoc Online is een DMS gericht op bestuursondersteuning en beleidsontwikkeling. Het biedt de belangrijkste functionaliteiten om plaats- en tijdonafhankelijk documenten te raadplegen of te bewerken in de werkstroom of parafenlijn en digitaal af te doen. Met DigiDoc Online kun je o.a.: • Digitaal werken en archiveren. DigiDoc Online bevat standaard een ZFC integratie (zie 4.1.2) met Microsoft Office applicaties. Daarnaast wordt het gebruik van DigiDoc Online op iPads ondersteund. |
| Omschrijving dienstverlening | Onze specialisten richten éénmalig de applicatie en het werkproces voor jouw organisatie in en stellen de ordeningsstructuur op. We zorgen ervoor dat de applicatie beschikbaar is en regelen het functioneel beheer en onderhoud van de applicatie. Elke nieuwe gebruiker ontvangt toegang tot ons online gebruikersplatform Grip met e-learnings over het werken met Digidoc Online. Daarnaast staat ons contactcentrum klaar voor de dagelijkse ondersteuning van gebruikers. |
| Tarief | € 1.104 (€ 1.046 voor DigiDoc Online en € 58 voor ZFC) (plus éénmalige implementatiekosten, op aanvraag). |
| Leveringseenheid | Per Actieve Account (AA) per jaar. |
| Bijzonderheden | • DigiDoc Online is te gebruiken in combinatie met andere modules, zoals de Sjabloongenerator DocGen (4.2). • Op dit moment wordt naast het gebruik op laptops en PC’s alleen het gebruik op iPads die in beheer zijn bij SSC-ICT ondersteund. Android devices worden niet ondersteund. |
Met een Zero Footprint Client kan je op een eenvoudige en veilige manier, direct vanuit je webbrowser, werken met alle documenten die centraal zijn opgeslagen in een op FileNet Enterprise Content Management gebaseerd DMS of procesondersteunend systeem. Zero Footprint Clients minimaliseren de behoefte aan IT-beheer. De werkplek is minder kwetsbaar voor infecties of malware omdat er geen extra software aanwezig hoeft te zijn die misbruikt kan worden door kwaadwillenden. Een Zero Footprint Client verlaagt de drempel voor het gebruik van voorgeschreven opslaglocatie(s) en helpt zo medewerkers om gemakkelijk met een DMS te werken.
Tabel 19. Omschrijving Zero Footprint Client (ZFC)
| Applicatie of systeem | Zero Footprint Client (ZFC) |
|---|---|
| Functionaliteiten | De ZFC werkt in combinatie met een op Filenet gebaseerde toepassing. De ZFC heeft twee functionaliteiten: 1. Integratie van Office-applicaties met op FileNet gebaseerde DMS. Dit zorgt ervoor dat medewerkers documenten in het DMS met hun vertrouwde Office-applicaties kunnen bewerken. 2. Benaderingsfunctionaliteit via een virtuele netwerkschijf (Y-schijf). Via deze netwerkschijf ziet de gebruiker de documenten die in het op FileNet gebaseerde DMS zijn opgeslagen. Op het moment dat de gebruiker van Office of de verkenner documenten opslaat op de Y-schijf, zijn deze automatisch opgeslagen in het DMS. Ook Excel bestanden met onderlinge verbanden worden ondersteund. |
| Omschrijving dienstverlening | Na installatie van de functionaliteit(en) aan jouw op FileNet gebaseerde DMS zorgen wij (samen met de leverancier) voor het beheer en onderhoud van de ZFC. |
| Tarief | Eerste jaar: € 294 Daarna: € 58 (plus éénmalige implementatiekosten, op aanvraag) |
| Leveringseenheid | Per Actieve Account (AA) per jaar. |
| Bijzonderheden | • De functionaliteiten (integratie en benadering) kunnen los van elkaar, of in combinatie worden afgenomen. • De integratiefunctionaliteit met Office-applicaties maakt standaard onderdeel uit van het DMS DigiDoc Online (4.1.1). |