Voor het onderbrengen van archief bij de RvIHH gelden een aantal voorwaarden (instapcriteria).

  1. Het archief is in goede, geordende en toegankelijke staat.
    Een goed toegankelijk archief is noodzakelijk om het archief goed te kunnen beheren en om de informatie afkomstig uit het archief te verstrekken, bewerken, over te brengen of  te vernietigen. De toegankelijkheid van het archiefmateriaal accepteren we op twee  opvraagniveaus. Onze aanbeveling is om archieven op dossierniveau aan te leveren, zo kunnen wij bij opvragingen beter ondersteunen. Onze teams kunnen je helpen om Een plaatsingslijst op te stellen (3.6.2.).

    a. Dossierniveau
    Dossiers bevatten een uniek dossiernummer, een doosnummer en de naam van het archiefbestand waartoe zij behoren en zijn aan de hand van deze, meer gedetailleerde gegevens, opvraagbaar.
    b. Doosniveau
    Archiefdozen zijn voorzien van een uniek doosnummer en de naam van het archiefbestand waartoe zij behoren. Aan de hand van het doosnummer is het materiaal opvraagbaar.
     
  2. Het archief is biologisch ‘schoon’. 
    Het archief hoort vrij te zijn van (biologische) vervuiling: vuil, pluis, actieve schimmel sporen en insecten zoals papiervisjes en zilvervisjes. Wij kunnen je verzoeken om een biologische toets uit te laten voeren door een daartoe erkend bedrijf. De kosten daarvoor zijn voor jouw rekening.
     
  3. Het archief wordt aangeleverd op rolcontainer of pallet. 
    Er zijn twee aanlevermogelijkheden. Via rolcontainer of pallet. Voor de toegankelijkheid 
    en opvraagbaarheid van archiefmateriaal heeft aanlevering via rolcontainer de voorkeur.

    a. Rolcontainer
    - Eén rolcontainer bevat maximaal vijftig standaard archiefdozen, 6,25 strekkende meter.
    - Elke rolcontainer is voorzien van een oplopend nummer.
    - De doosnummers zijn van hoog naar laag op de rolcontainer geladen. Dus het hoogste doosnummer moet als eerste in de rolcontainer zijn geplaatst. En vervolgens zijn de dozen van rechts naar links geplaatst.
    - Bij alle dozen zijn omschrijvingen en barcodes aan de voorzijde te zien.
    - De dozen zijn per laag op de rolcontainer geplaatst.
    b. Pallet
    - Formaat pallet: 0.80 m breed en 1.20 m lang.
    - Hoeveelheid archief op een pallet: maximaal 72 standaard archiefdozen. De wijze van opstapelen is negen dozen plat per laag (tekst aan de buitenkant en onderscheid even en oneven laag, zie afbeelding).
    - Een pallet mag vanaf de grond niet hoger zijn dan 1.20 m (dat is inclusief pallet)