1.1 Onze missie
Rijksorganisaties hebben wettelijke verplichtingen ten aanzien van hun informatie huishouding, op basis van de Archiefwet en Wet open overheid (Woo). Deze wettelijke verplichtingen hebben als doel: ervoor zorgen dat overheidsinformatie duurzaam toe gankelijk is waardoor de overheid haar taken effectief en efficiënt kan uitvoeren, en open en betrouwbaar is. Een goede informatiehuishouding is nodig om duurzaam toegankelijke informatie te garanderen.
1.2 Het belang van een goede informatiehuishouding
De Archiefwet en de Wet open overheid stellen eisen aan overheidsorganisaties met betrekking tot hun informatiehuishouding. Een goede informatiehuishouding zorgt ervoor dat overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar is voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk en bestand tegen veranderingen van elke aard. Dit noemen we ook wel duurzaam toegankelijke informatie.
Duurzame toegankelijke informatie zorgt ervoor dat de overheid:
- Open kan zijn.
Met duurzaam toegankelijke informatie kan onderzoek worden uitgevoerd en kunnen burgers en bedrijven participeren in besluitvorming. Daarnaast faciliteert het dat cultureel erfgoed breed beschikbaar wordt gesteld. Zonder duurzame toegankelijkheid kan het moeilijk of zelfs onmogelijk zijn om overheidshandelen te reconstrueren. De overheid kan dan geen verantwoording afleggen over hoe zij beleid vormt en uitvoert. En voor burgers, bedrijven en de Tweede Kamer is het dan niet mogelijk om de overheid te controleren. - Betrouwbaar kan zijn.
Duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie draagt eraan bij dat overheidsorganisaties op een rechtmatige en betrouwbare manier hun taken uit kunnen voeren. Als overheidsinformatie niet duurzaam toegankelijk is, breekt de overheid haar eigen regels en internationale afspraken. Ook ondermijnt dat de rechtszekerheid voor burgers en bedrijven en daarmee hun vertrouwen in de overheid. - Kan presteren.
Duurzaam toegankelijke informatie is een belangrijke grondstof voor een overheidsorganisatie. Het zorgt voor het efficiënt en effectief uitvoeren van overheidstaken, zodat de overheid in staat is om publieke waarde te leveren binnen de geldende wettelijke kaders. Duurzame toegankelijkheid zorgt er mede voor dat binnen en tussen overheidsorganisaties goed kan worden samengewerkt.
1.3 Waar helpt de RvIHH mee?
De RvIHH ondersteunt rijksorganisaties vanuit de uitvoering met hun informatiehuishouding, zodat zij aan hun wettelijke verplichtingen kunnen voldoen. Een rijksorganisatie blijft altijd zélf eindverantwoordelijk (zorgdrager) voor de eigen informatie (huishouding).
Met onze producten en diensten helpen wij organisaties op strategisch, tactisch en operationeel niveau met:
- Informatiebeleid en -strategie
Wij helpen bij het richting geven aan hoe een organisatie met informatie omgaat. Van het opstellen van een informatievisie tot het formuleren van informatiebeheerbeleid en informatiestrategieën voor duurzame toegankelijkheid. Dit doen we altijd op basis van de geldende (beleids)kaders, wet- en regelgeving. - Inrichting en architectuur
Onze adviseurs en informatiespecialisten helpen met het structureren van systemen, processen en informatiestromen. - Informatiebeheer
Wij ontzorgen door integraal informatiebeheer uit te voeren. Van de dagelijkse registratie van inkomende post tot opslag en beheer van archieven. Van het opschonen van netwerkschijven tot het waarderen en selecteren van archieven. - Techniek en innovatie
Met onze innovatieve applicaties en systemen bieden wij hoogwaardige technische ondersteuning voor informatiehuishoudingsprocessen. Van sjabloongenerator tot anonimiseringssoftware. Van een elektronische handtekening tot een zoek- en vindplatform. - Omgang met informatie
Een goede informatiehuishouding vraagt om kennis, vaardigheden en de juiste attitude van de medewerkers van onze klanten. Onze trainers en begeleiders helpen bij het in gebruik nemen van applicaties en systemen.
1.4 Onze aanpak
Bij onze dienstverlening hanteren we een aantal belangrijke uitgangspunten en principes.
Gebaseerd op het Records Continuüm Model (RCM) gaan wij ervan uit dat informatiebeheer en archivering continue processen zijn. Vanuit dat perspectief is integraal informatiebeheer van belang. Met integraal informatiebeheer doelen we op het in samenhang beheren van informatie uit allerlei verschillende bronnen binnen een organisatie.
Onze dienstverlening sorteert daar, zo veel als mogelijk, op voor. Zo zorgen we dat de informatiestromen van onze opdrachtgevers efficiënt, veilig en doelgericht verlopen en dat zij aan hun wettelijke verplichtingen kunnen voldoen.
Hoewel binnen de Rijksoverheid nog steeds papieren werkstromen bestaan, is het uitgangspunt digitaal werken. Dit bevordert efficiëntie. De RvIHH sluit daarbij aan en biedt daarom digitale ondersteuning, diensten en producten aan, tenzij de praktijk van onze klanten om een andere benadering vraagt.
Wij werken zo veel als mogelijk met standaard modules en generieke diensten. Dit doen we om aan te sluiten bij de rijksbrede afspraken, rijksbrede uniformiteit te bevorderen en onze dienstverlening te optimaliseren.
In dat kader werken we samen met de Chief Information Officer Rijk (CIO Rijk) de komende 5–7 jaar aan de uitwerking en realisatie van de rijksbrede “één Document Management Systeem (DMS)” gedachte. De eerste stap in dit traject bestaat uit het uitwerken van de visie door een werkgroep. Zo zorgen we voor maximale integratie van onze applicaties in de systemen van de Rijksoverheid.
Wij sluiten aan bij de door de CIO Rijk vastgestelde generieke dienstverlening. We stemmen altijd vooraf met onze klant af wat de best passende mogelijkheid is. Soms vraagt een situatie om een maatwerkoplossing.
We bespreken jouw wensen in één of meer adviesgesprekken en leggen de afspraken en beoogde resultaten vast in een offerte. Afspraken over de afname van modules leggen we per budgetbeheerder vast in een meerjarig document Diensten Afspraken en Procedures (DAP). Deze wordt alleen indien nodig aangepast.
De jaarlijkse modulaire kosten worden na vaststelling van de tarieven via een Dossier Financiële Afspraken (DFA) bij de afnemers aangeboden.
De RvIHH houdt bij de vormgeving en uitvoering van de producten en diensten rekening met de bestaande wet- en regelgeving, zoals de:
- Archiefwet 1995
- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- Wet open overheid (Woo)
- Europese richtlijnen op het gebied van privacy en veiligheid
Samen met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hebben we een generiek model opgesteld voor de verwerking van persoonsgegevens (Bijlage F). Dit model is van toepassing op onze dienstverlening, met uitzondering van de inzet van I-adviseurs en informatiespecialisten.
Het vakgebied informatiehuishouding is continu in ontwikkeling. De RvIHH volgt trends en ontwikkelingen nauwgezet en onderzoekt continu hoe deze ingezet kunnen worden om onze dienstverlening te verbeteren, of nieuwe (generieke) diensten te ontwikkelen. Dit gebeurt altijd in nauwe samenwerking met onze ketenpartners, leveranciers en natuurlijk onze klanten.
In Bijlage G is een overzicht opgenomen van alle lopende en beoogde ontwikkelingen. Wil je weten wat de actuele stand van zaken is? Neem dan contact met ons op.
1.5 Onze tarieven
Onze tarieven volgen een kostprijsmodel conform de principes van overheidsfinanciering, met transparante toerekening van alle dienstgerelateerde kosten, waaronder software, hardware, infrastructuur, beheer, personeel en overhead.
Onze tarieven zijn vastgesteld volgens de gebruikelijke procedure voor een uitvoeringsorganisatie, waarbij afstemming heeft plaatsgevonden met het afnemersberaad en het bestuurlijk overleg. De tarieven voor in deze PDC genoemde producten en diensten zijn onderdeel van de besluitvorming door de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR). De tarieven zijn gebaseerd op het principe van kostendekkendheid.
Om administratielasten te verminderen, is het mogelijk om voor enkele diensten een servicepakket af te nemen. Middels dit servicepakket worden de te verwachten uren in het kalenderjaar gereserveerd. Hierdoor kunnen verzoeken met een beperkte inzet direct en zonder offertetraject uitgevoerd worden. Als dit servicepakket niet volledig wordt opgebruikt, brengen wij alleen de geregistreerde uren in rekening.
1.6 Leeswijzer
In deze PDC staat ons volledige aanbod aan producten en diensten. De PDC bestaat uit vijf hoofdstukken en acht bijlagen. Per hoofdstuk laten we zien welke producten en diensten wij aanbieden, informeren we over de tarieven en hoe je een product of dienst kan aanvragen. Aanvullende informatie over definities, voorwaarden, tarieven, facturatie, procedures en processen is opgenomen in de bijlagen.
1.7 Interesse?
Heb je interesse in een kennismakingsgesprek en het afnemen van één of meer van onze producten of diensten? Neem dan contact op met onze servicemanagers via: rvihh.servicemanagement@minbzk.nl