Met hulp van RvIHH organiseren de ministeries van EZK en LVVN dit jaar zo'n 800 tot 900 sessies om de informatiehuishouding te verbeteren. Een mega-operatie waarbij alle teams aan de beurt komen. Rik Poelstra begeleidt als i-adviseur tientallen van die sessies. "Teams gaan zelf in gesprek, wij zijn erbij om te helpen. Zo ontstaan afspraken die voor vooruitgang zorgen."
Als we Rik spreken, zit hij op kantoor bij EZK/LVVN. Sinds oktober 2025 werkt hij aan deze omvangrijke opdracht. Hij begon twee dagen per week, inmiddels zijn dat er vier. Zijn rol is helder: medewerkers helpen om zelf meer grip te krijgen op hun informatie.
"Er waren binnen het ministerie al veel verbeteringen doorgevoerd. Maar de vraag die bleef hangen: hoe brengen we het eigenaarschap naar de gebruiker? Goede informatiehuishouding begint immers daar: bij menselijk bewustzijn en handelen."
Beeld: © RvIHH
Rik aan het werk als sessiebegeleider bij EZK.
Samen slimmer opslaan
Om hiermee aan de slag te gaan gebruiken EZK en LVVN de toolkit Samen Slim Opslaan van het Leerhuis Informatiehuishouding. In drie sessies van ongeveer een uur gaan teams met elkaar in gesprek over hun eigen manier van werken. Rik: “Eerst bepalen ze waar ze staan en wat ze willen verbeteren. Daarna maken ze concrete afspraken over acties. In de laatste sessie leggen ze vast hoe ze die afspraken blijvend onderdeel maken van hun werk.”
Het is een omvangrijke klus. Binnen EZK en LVVN zijn tussen de 275 en 300 teams, zoals beleidsclusters actief. Dat komt neer op zo’n 800-900 sessies. Zelf heeft Rik inmiddels tientallen sessies begeleid. “Als begeleider doe ik niet mee aan het gesprek. Dat is echt aan het team. Zij zijn eigenaar van het resultaat en bepalen dus zelf wat ze gaan verbeteren."
Ook was Rik betrokken bij de invoering. "In een projectgroep hebben we toen de toolkit vertaald naar een maatwerkaanpak die past bij de praktijk van het ministerie. Deze aanpak is nog relatief nieuw. De Belastingdienst had al wel ervaring met de toolkit, maar EZK en LVVN zijn de eerste ministeries die hem nu op grote schaal inzetten. Daarmee zijn zij koploper binnen de Rijksoverheid."
Van weerstand naar enthousiasme
Volgens Rik zit de kracht van de aanpak in de gesprekken die teams met elkaar voeren. "Informatiehuishouding heeft soms een negatieve bijklank. Mensen denken al snel aan regels waar je je aan moet houden. Maar wij komen niet met een lijst verplichtingen. We helpen teams om naar hun eigen werk te kijken. Hoe slaan we documenten op? Gebruiken we links of sturen we nog steeds bijlagen rond?"
Dat zorgt voor verrassende reacties. "Mensen komen soms met weerstand binnen, omdat ze denken dat ze wéér een sessie krijgen over informatiehuishouding. Maar ze verlaten de ruimte bijna altijd lachend. Dat komt volgens mij echt omdat teams zelf de oplossingen kiezen die bij hen passen."
Naast de gebruiker staan
Als adviseur bij RvIHH werkt Rik steeds bij een andere organisatie. Toch voelt dat voor hem niet zo. "Mijn perspectief is de Rijksoverheid. Daarom voelt een nieuw ministerie niet als een nieuwe organisatie. Ik voel me er al snel thuis."
Daarbij ligt het werken voor kerndepartementen hem goed. "Hun informatiehuishouding is vaak complex. Beleid, wetgeving en maatschappelijke ontwikkelingen lopen voortdurend door elkaar. Dat maakt het ook zo interessant. De uitdaging is om steeds te blijven denken vanuit de beleidsmedewerker. Dat herken ik, omdat ik zelf ook beleidsmedewerker ben geweest."
Daarin zit volgens Rik het kern van succes. "Je moet je kunnen verplaatsen. Hoe ziet het werkproces eruit? Wat heb je nodig? Inleven en helpen. Als adviseur sta je naast de gebruiker."
Werken bij Advies
Inmiddels werkt Rik bijna vier jaar als i-adviseur bij RvIHH, altijd vanuit de afdeling Advies en altijd op opdracht bij ministeries. Dat bevalt hem nog steeds uitstekend. "Als afdeling bouwen we samen kennis op. Tijdens adviesdagen en teamoverleggen delen we ervaringen. Ook via onze appgroep helpen collega's elkaar snel verder. De lijnen zijn kort."
Ook de ruimte om jezelf te ontwikkelen waardeert hij. "Mijn teamleider stimuleert actief om opleidingen te volgen en nieuwe kennis op te doen. Dat maakt het een heel fijne afdeling om voor te werken."
Of hij nog een advies heeft voor mensen die overwegen om i-adviseur te worden? "Het helpt als je je verbonden voelt met de missie van RvIHH. Dat je voelt waarom informatiehuishouding zo’n belangrijk onderwerp is. Dat vind ik zelf ook het mooiste aan mijn huidige opdracht. Als deelnemers merken dat ze meer grip krijgen op hun informatie én dat ze hun werk daardoor beter kunnen doen.”