Als Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) ondersteunden we het afgelopen jaar de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) bij het verder professionaliseren van hun informatiehuishouding. Vanuit onze afdeling Advies werkte adviseur informatiehuishouding Hendrik Schuthof mee aan vraagstukken rondom recordmanagement, archivering en duurzame toegankelijkheid van informatie.
Voor Hendrik draaide de opdracht niet alleen om systemen en archiefregels, maar vooral om de vraag hoe informatiehuishouding onderdeel wordt van het dagelijkse werk.
“Je wilt voorkomen dat belangrijke informatie verspreid raakt over mailboxen, schijven en losse mapjes,” vertelt Hendrik. “Informatiehuishouding klinkt soms abstract, maar uiteindelijk gaat het over iets heel fundamenteels: dat overheidsinformatie betrouwbaar en duurzaam toegankelijk blijft. Voor nu én later.”
Beeld: © RvIHH
Hendrik Schuthof
Advies dicht op de praktijk
Onze i-adviseurs ondersteunen Rijksorganisaties tijdelijk bij vraagstukken rondom informatiehuishouding, informatievoorziening en archivering. Soms gaat dat over beleid, governance of systemen. Soms juist over praktische werkafspraken en nieuwe manieren van werken binnen teams.
Bij RCE stond een combinatie van werkzaamheden centraal. Zo ondersteunden we onder meer bij het verder inrichten van recordmanagement, het actualiseren van archiefafspraken en de voorbereiding op toekomstige overbrenging van informatie naar het Nationaal Archief.
Volgens Hendrik begint zo’n opdracht altijd met het leren kennen van de organisatie. “Je moet begrijpen hoe mensen samenwerken en hoe besluiten worden genomen. Maar je moet ook de missie en opdracht van de organisatie goed begrijpen. Pas dan kun je advies geven dat echt werkt in de praktijk.”
Van afspraken naar resultaat
Samen met RCE werkte Hendrik het afgelopen jaar aan concrete verbeteringen binnen de organisatie. Dit leidde tot duidelijke afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen rondom informatiehuishouding. Het Handboek Digitale Vervanging kreeg een update. En er werd gewerkt aan de inrichting van metadata, zodat informatie later goed overdraagbaar en toegankelijk blijft.
Daarnaast maakte verschillende RCE-afdelingen afspraken over hoe medewerkers dagelijks omgaan met informatie. Binnen RCE heeft het onderwerp nu een duidelijke plek op het intranet, met een wikipagina vol praktische uitleg, veelgestelde vragen en handige informatie voor medewerkers.
“Dat laatste is fundamenteel,” zegt Hendrik. “Je kunt systemen goed inrichten en afspraken maken, maar uiteindelijk moeten mensen ermee kunnen werken. Informatiehuishouding moet geen los project zijn. Het moet onderdeel worden van hoe een organisatie dagelijks werkt.”
Specialistische ondersteuning voor Rijksorganisaties
De opdracht bij RCE laat zien hoe onze afdeling I-Advies Rijksorganisaties ondersteunt bij het versterken van hun informatiehuishouding. Daarbij werken onze adviseurs op operationeel, tactisch en strategisch niveau, altijd in nauwe samenwerking met de organisatie zelf.
Volgens Hendrik maakte juist die samenwerking het verschil. “Binnen RCE was al veel kennis aanwezig en je zag die tijdens de opdracht verder groeien. De organisatie heeft mensen echt ruimte en verantwoordelijkheid gegeven op dit onderwerp. Daardoor krijgt informatiehuishouding niet alleen aandacht, maar ook een vaste plek binnen de organisatie.”
Volgens Hendrik zit daarin ook de echte meerwaarde van dit soort opdrachten. “Je wilt uiteindelijk dat een organisatie zelfstandig verder kan. Bij RCE heb ik echt het gevoel dat die basis er nu staat.”