RvIHH werkt volop aan innovatie in het archiefbeheer. Op onze locatie in Apeldoorn loopt momenteel een veelbelovende proef (POC) waarbij kunstmatige intelligentie (AI) en slimme cameratechnologie worden ingezet om archiefdozen razendsnel te controleren.
Collega Rick Huisintveld weet als geen ander hoeveel werk er schuilt in het controleren van archieven. Hij begon in 2017 bij het onderdeel Integraal Archiefbeheer (IAB) in Apeldoorn. Sinds 2025 is hij manager en verantwoordelijk voor drie fysieke locaties. Hier draait alles om het échte handwerk in de depots: van dozen op de juiste plek zetten tot transport en vernietiging van dossiers.
Op dit moment ligt er in Apeldoorn zo’n 200 kilometer archief opgeslagen. Het controleren en tellen van archiefdozen is normaal gesproken een tijdrovende klus. Het handmatig tellen van één kast-segment (een kast bestaat uit meerdere segmenten) duurt gemiddeld zo’n twee minuten. Met de nieuwe aanpak kan dat straks in slechts vijf seconden. Dat betekent 12 segmenten per minuut. Een enorme versnelling.
“Het controleren van de registratie gebeurt nu nog vooral handmatig,” vertelt Rick. “Doos voor doos scannen, vergelijken en controleren. Eigenlijk net zoals een voorraadcontrole in een magazijn. We hadden het idee: dit moet anders kunnen.”
Op zoek naar een slimmere oplossing
De eerste gedachte was nog vrij praktisch: misschien waren simpelweg nieuwe handscanners voldoende. Met die vraag bezocht Rick met collega’s een logistiekbeurs. Daar kwamen verschillende technieken voorbij, waaronder drones voor inventarisaties. “Dat bleek voor onze depots niet geschikt,” zegt Rick. “Kasten moeten open, dossiers mogen niet beschadigd raken en veiligheid staat voorop. Toch bracht het ons wel op nieuwe ideeën.”
Beeld: © RvIHH
Hoe werkt het?
En zo ontstond uiteindelijk de samenwerking met Shelf Supervisor. Samen werd een slimme trolley ontwikkeld die door de gangen van het depot rijdt. Alsof hij op archiefsafari is, beweegt de trolley zich tussen de kasten door. Op de verticale paal zitten zes camera’s die ondertussen razendsnel honderden archiefdozen en labels vastleggen. Op de aangesloten laptop verschijnt live wat de camera’s zien: labels flitsen voorbij, tellingen lopen direct mee en de AI controleert ondertussen of alles klopt met de registratie in Mais-Flexis.
Waar medewerkers normaal gesproken kast voor kast handmatig tellen, doet deze rijdende scanstraat hetzelfde werk in een paar seconden. Het resultaat? Sneller inzicht. Je ziet meteen welke dozen netjes op hun plek staan. En welke misschien per ongeluk toch ergens anders zijn beland.
Beeld: © RvIHH
Minder handwerk, meer inzicht
De afgelopen periode is volop getest, geoefend en bijgeschaafd om de techniek goed te laten aansluiten op de dagelijkse praktijk in het depot. Binnenkort start de daadwerkelijke Proof of Concept (POC), waarbij de scanmethode één dag lang op locatie Marowijne in Apeldoorn wordt getest. Hier beheert RvIHH 80 kilometer archief.
Als het naar wens verloopt, levert deze innovatie flink wat op: archiefkasten controleren gaat niet alleen veel sneller, maar ook consistenter dan bij handmatige tellingen. Afwijkingen tussen de fysieke opslag en de administratie vallen bovendien direct op. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook heel wat turen langs dozen en schapnummers.
“Natuurlijk willen we versnellen,” zegt Rick. “Maar kwaliteit blijft leidend. De nieuwe Archiefwet vraagt dat ook. Dit kan ons daarbij helpen, omdat het heel precies laat zien wat er in onze kasten staat. En eerlijk is eerlijk: voor medewerkers is het ook prettig als je minder tijd kwijt bent aan tellen.”
Innovatie in de praktijk
Na afloop van de POC wordt geëvalueerd welke inzichten de proef oplevert en hoe de techniek mogelijk verder kan bijdragen aan het depotbeheer van RvIHH. De ontwikkeling laat zien hoe RvIHH blijft nadenken over slimmer en toekomstbestendig archiefbeheer. Door digitalisering en AI slim in te zetten, wordt niet alleen efficiënter gewerkt, maar ontstaat ook beter inzicht in de collectie en de kwaliteit van de registratie. Dat kan een mooie stap vooruit zijn voor RvIHH én een interessant voorbeeld van innovatie in de archiefwereld.