Arjan Rompelman, projectleider Generieke Voorziening Chatberichten, werkt met zijn team aan een duurzame oplossing voor het archiveren van chatberichten van sleutelfunctionarissen. De redactie stelde hem een aantal vragen over dit bijzondere project.
Wat was de aanleiding om dit project te starten?
Berichtenapps zoals WhatsApp en Signal zijn onmisbaar in het dagelijks werk, maar vallen buiten de Rijks-ICT en bevinden zich in een juridisch grijs gebied. Hierdoor ontbreekt controle over de opslag, toegang en vindbaarheid van de informatie. Dit maakt archivering problematisch. In de Kamerbrief van 6 april 2023 legde het kabinet de ambitie vast om chatarchivering beter te regelen. Een pilot in 2024 bevestigde dat een geautomatiseerde Rijksbrede oplossing zowel nodig als haalbaar is. Op basis daarvan kreeg RvIHH de opdracht om deze voorziening te realiseren.
Wat houdt het project precies in?
We realiseren een moderne, centrale infrastructuur met intuïtieve chatapplicatie die de gebruikerservaringen van bekende apps weerspiegelt. Rijksorganisaties kunnen zo automatisch chatberichten van aangewezen functionarissen veilig bewaren, doorzoeken en archiveren. Hiermee kan worden voldaan aan de Wet open overheid en Archiefwet. De oplossing werkt kostenefficiënt, uniform en geautomatiseerd.
Hoe gaat het project dit realiseren? Wat houdt de oplossing in?
We zetten in op een bewezen multi-channel chatapplicatie die gebaseerd is op de open standaard Matrix en wordt gehost op een door de Rijksoverheid beheerde infrastructuur. Sleutelfunctionarissen kunnen met deze app chatten, en het werkt ook met externe apps zoals WhatsApp en Signal. Achter de schermen vangt de voorziening berichten op, zodat ze doorzoekbaar en veilig bewaard worden. Na de afgesproken bewaartermijn worden berichten automatisch verwijderd. Configuratie is flexibel, zodat beleidswijzigingen zonder groot maatwerk doorgevoerd kunnen worden. Beveiliging, privacy-evaluaties en monitoring zijn vanaf ontwerp ingebouwd.
Klinkt innovatief. Bedenken we dit alleen?
Innovatie zit onder andere in de integrale ‘design’ aanpak. We werken in een ecosysteem van partners: Departementale eindgebruikers, CIO Rijk, Nationaal Archief, informatieprofessionals en juridische/privacy/security-experts. Gezamenlijk ontwikkelen we een veilige, betrouwbare en effectieve archiveringsoplossing. Dit project is geen los technisch experiment, maar een samenspel van disciplines, waarin we snel schakelen en continu feedback verwerken.
Welke organisaties werken aan het project mee? Wie zijn de koplopers?
De koplopers zijn de ministeries van Justitie en Veiligheid, Algemene Zaken, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, en Financiën. Zij leveren o.a. praktische gebruikersinzichten en acceptatievoorwaarden voor de voorziening en dienstverlening van RvIHH.
Daarnaast wordt nauw samengewerkt met de afdeling CIO Rijk (BZK) voor de borging van beleidskaders op het terrein van IHH, ICT, privacy en security. Ook neemt het Nationaal Archief actief deel aan het project voor advies over duurzaam toegankelijk informatiebeheer.
In Q1 2026 staat aansluiting van de eerste twee koplopers gepland; daarna breiden we in Q2 2026 uit naar minimaal zes departementen, om uiteindelijk de voorziening Rijksbreed beschikbaar te stellen.
Meer over dit onderwerp vind je op de site van het RDDI: Voorziening chatarchivering: Waardevolle lessen over (on)mogelijkheden | Nieuwsbericht | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding
.