De meeste van onderstaande definities zijn overgenomen uit de ‘Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen’ van de Stichting Archiefpublicaties (tweede druk). Definities die we hebben overgenomen uit aan andere bronnen, zijn aangegeven met een asterisk (*). Niet alle onderstaande definities komen voor in de PDC, maar wel in de formats en eindproducten van onze dienstverlening.
Tabel 33. Definities archieftermen
| Archiefterm | Verklaring of definitie van de term | Synoniem en/of opmerking |
|---|---|---|
| Archief | Geheel van archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen door een Persoon, een groep personen of een organisatie. | - |
| Archiefbeheer | Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen ervan | ‘Beheer’ (de RvIHH onderscheidt het deelproces ‘Bewerken’ van het deelproces ‘Beheer’). |
| Archiefbeheerder | Functionaris belast met het archiefbeheer. | - |
| Archiefbeheerder | Geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur en andere middelen, bestemd voor het beheer van archiefbescheiden. | 'Record keeping system/ RMS’ of ‘informatiesysteem’. |
| Archiefbeheer-systeem* | Geheel van archiefbescheiden binnen een archief bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen bestand waarvan tenminste één archiefstuk deel uitmaakt. | - |
| Archiefbescheiden* (art. 1, onder c Archiefwet 1995) | Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. Bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan | - |
| Archiefbewerking | Selectie, ordening en ontsluiting van een archief. | - |
| Archiefblok | Eén of meer archieven en collecties of gedeelten daarvan, dat of die als bewaareenheid in een archiefdepot is of zijn geplaatst. | - |
| Archiefdepot | Ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden. | Deze term is niet synoniem aan het begrip ‘archiefruimte’ in de Archiefwet (zie hieronder). |
| Archiefruimte* (art. 1, onder e, Archiefwet 1995) | Een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van overbrenging vanwege art. 12, eerste lid of 13, eerste lid Archiefwet 1995. | - |
| Archiefvormer | Persoon, groep personen of organisatie die zelfstandige archiefvorming of een van zijn of haar activiteiten heeft. | - |
| Archiefvorming | Geheel van procedures en handelingen waarbij archiefbescheiden tot stand komen en in een archief worden opgenomen. | - |
| Archiefzorg | Bestuurlijk verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. | - |
| Anonimiseren | Bij anonimiseren worden persoonsgegevens helemaal gemaskeerd, waardoor ze niet meer herleidbaar zijn tot één persoon. | - |
| Beschrijven | Het opsommen van de beschrijvings elementen. Aantekening van het resultaat van de activiteit als onder A. ten aanzien van één archief, een archiefafdeling, een archiefbestanddeel of een archiefstuk. | - |
| Beslisdocument* | Een door de zorgdrager, Nationaal Archief en RvIHH getekend document, met daarin afspraken voor de bewerking van een (aantal) archiefblok(ken) in een afgesproken format. Het beslisdocument is de start van het gedefinieerde bewerkingsproject. Het BD is altijd archief technisch en kent geen financiële aspecten. | - |
| Bewerkingsopslag* | Voor archief dat in bewerking is bij de RvIHH worden beheerkosten berekend. | - |
| Beschikbaarstellen* | Tijdelijk ter gebruik of raadpleging afstaan van archiefbescheiden door een archiefbeheerder. | - |
| Classificeren | Het ordenen van entiteiten (archiefstukken) in categorieën op basis van een classificatieschema. | - |
| Depotbeheer | Geheel van normen, plannen, procedures, gericht op de handhaving van de bouwkundige en inrichting technische kwaliteit van een archiefdepot en van de materiële staat van de documenten en hun verpakking, die daarin berusten. | - |
| Depotlijst | Staat van archiefblokken, aanwezig in een archiefdepot. | - |
| Document Managementsysteem (DMS) | Een DMS of document-beheersysteem is over het algemeen een opslagplaats of repository waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die gemakkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken, zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen in de database worden opgeslagen of op een beveiligde (netwerk)locatie die via de database toegankelijk is. | - |
| Dossier | Archiefbestandsdeel bestaande uit alle archiefbescheiden in één archief die dezelfde zaak betreffen. | - |
| Functioneel beheer | Is verantwoordelijk voor het tegen aanvaardbare kosten en kwaliteit in stand houden van de gewenste informatievoorziening ten behoeve van de gebruikers organisatie tijdens de gehele levenscyclus van informatiesystemen. | - |
| Hotspot* | Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken. | - |
| Inventaris | Systematisch ingedeelde toegang op een archief of in de tijd begrensd deel ervan, uitgaande van de ordening toegepast door de archiefvormer, voorzien van een inleiding die tenminste omvat een overzicht van de geschiedenis van de archiefvormer over de periode dat er archiefbescheiden aanwezig zijn, van taken en competentie in relatie tot andere archiefvormers, van de archiefvorming, van de ordening, van de archiefbewerkingen en van de omvang. | 'Toegang’ |
| Inventarisatie | Het in toegankelijke staat brengen door de vervaardiging van toegangen en andere hulpmiddelen. | ‘Ontsluiten’. |
| Kant en klare pallet | Een pallet waarop dozen geheel volgens de inpakinstructie worden aangeleverd. De RvIHH behoeft vooruitlopend op de plaatsing op de stelling geen extra handelingen uit te voeren. | - |
| Macroselectie | ethode van selectie waarbij gehele archiefbestanddelen van een archiefvormer voor hetzij blijvende bewaring, hetzij vernietiging worden aangewezen. In de praktijk betekent dit dat de waardering en selectie via de metadata op snelle wijze plaatsvindt. Hierdoor hoeven te vernietigen dozen niet over tafel, en wordt direct de vernietigingsgrondslag toegevoegd. | - |
| Materiële staat | Fysieke of chemische gesteldheid van gegevensdragers en de daarop vastgelegde gegevens en hun verpakking. | - |
| Materiëleverzorging | Met inachtneming van de eisen die in de Archiefregeling worden gesteld, worden de archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen materieel verzorgd. | - |
| Metagegevens | Gegevens die opgeven: Wanneer, waar, door wie en hoe documenten zijn opgemaakt, verwerkt en beheerd, en Wat de technische en logische structuur van documenten is. | Metadata, ‘Beschrijvingselement.’ |
| Ontsluit, ontsluiting | Het in toegankelijke staat brengen door het vervaardigen van toegangen en andere hulpmiddelen. | ‘Toekennen van metagegevens.’ |
| Ordenen, ordening | Rangschikken van archiefbescheiden, archiefbestanddelen en archiefdelingen binnen een archief overeenkomstig een systeem. | Nader te onderscheiden in fysieke en logische ordening. |
| Overbrenging | Procedure waarbij een zorgdrager van een overheidsorgaan de archiefbescheiden overdraagt aan de archiefbeheerder van een archiefbewaarplaats. (De archiefzorg gaat binnen het rijk over van de betreffende vakminister naar de minister van OCW, voor zover laatstgenoemde deze zorg al niet had.) | - |
| Overdracht | Procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder | - |
| Plaatsingslijst | Staat van beknopte omschrijvingen van archiefbestanddelen in de volgorde waarin ze materieel zijn gerangschikt onder opgave van de vindplaats. | - |
| Pseudonimiseren | Pseudonimiseren is niet hetzelfde als anonimiseren. Bij gepseudonimiseerde gegevens is weliswaar niet direct duidelijk over welke personen de gegevens gaan, maar de gegevens kunnen alsnog herleid baar zijn tot specifieke personen door aanvullende gegevens te gebruiken. | - |
| Rappelleren* | ctiviteiten die tot doel hebben dat archief bescheiden die tijdelijk zijn uitgeleend aan de zorgdrager, weer terugkomen op de plaats waar deze behoren te zijn. | - |
| Retourneren | Het aan een zorgdrager in beheer teruggeven van archiefbescheiden. | - |
| Schonen | Selectie van voor vernietiging aangewezen archiefbescheiden uit overigens voor bewaring in aanmerking komende omslagen of pakken. | ‘Uitdunnen’ |
| Selecteren | Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden (ook feitelijke uitvoering). | - |
| Selectielijst | Staat van categorieën archiefbescheiden en archiefbestandsdelen die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, onder opgave van de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden. | Lijst als bedoeld in art. 5 Archiefwet 1995. ‘Bewaarlijst. ‘Vernietigingslijst.’ |
| Structureren | Fase van uitvoering, ordening en vormgeving van de aangeleverde archiefbestanden volgens afspraak en/of regelgeving. | - |
| Vervanging | Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. | - |
| Ter beschikkingstelling | Tijdelijke overdracht van archiefbescheiden door een archiefbeheerder aan een andere archiefbeheerder op wie taken van de eerste zijn overgegaan | Beschikbaar stellen. |
| Toegankelijke staat | Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archief bescheiden en de gegevens in de archief bescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden. (Relatief begrip.) | - |
| Toekennenmetadata | rchiefbestanden voorzien van toegankelijk heidskenmerken (metadata) om die bestanden toegankelijk te maken. | - |